יחסי ציבור לקראת כנס או יום עיון

יחסי הציבור מיועדים לעודד הרשמה. העיתונות רוצה לדווח בדיעבד

כנסים וימי עיון הם "לקוחות יחסי ציבור" קלאסיים. חברות או חברות הפקת אירועים נוהגות לקיים ימי עיון בתחומים שונים ולקראת האירוע שוכרים משרד יחסי ציבור או דורשים ממשרד יחסי הציבור הקיים שלהם לקדם את האירוע.

לכאורה, זה לא אמור להיות מסובך, אולם מבחינת קשרי עיתונות יש קונפליקט בין האינטרסים של המארגנים לבין האינטרסים של העיתון. האינטרסים של החברה היא לחשוף בהרחבה כמה שיותר מוקדם את דבר קיומו של הכנס/יום העיון בכדי לעודד הרשמה. העיתונות לעומתם חסרת עניין בדיווח על אירוע עתידי אלא אך ורק על אירוע המתרחש בהווה ולרוב התרחש בעבר, כלומר, העיתונות תשמח לדווח מה היה בכנס.

בכדי לקדם את הכנס בתקשורת ומחוצה לה יש לקחת בחשבון מספר נקודות:

יחסי ציבור למרצים

חשיבות הכנס או יום עיון לרוב נקבעת לאו דווקא על פי הנושא, אלא בעיקר על פי מי משתתף בו, המרצים האורחים, על כן יחסי הציבור אמורים לחשוף את המבקרים העתידיים. אם לארי ניבן, סופר המדע הבידיוני הנודע יבקר בכנס מד"ב ופנטזיה בישראל, הרי שבעצם יחסי הציבור אמורים לקדם את ביקורו בישראל, לעשות לו עצמו יחסי ציבור ובכל מקום להזכיר כי "לארי אליסון ישתתף בכנס בישראל שיערך ב…"

הדגש מיוחד הוא לרמוז בהודעות לעיתונות מה הוא יגיד ומה הוא יחשוף בפני הקהל הישראלי. אפשרות נוספת היא להציע לכתבים לראיין את מבקרי הכנס העתידיים לקראת ביקורם בישראל.

יחסי ציבור למשתתפים

כנסים רבים וימי עיון מהווים יום מפגש ל"ברנז'ה" מתחום מסוים, הזדמנות נפלאה לנטוורקינג וזהו גם המסר שאמור להיות מועבר בפעילות יחסי הציבור. מסר נוסף מובלע שכדאי להדגיש אותו הוא "אם אתה לא שם, אתה לא קיים".

יחסי ציבור לאתר הכנס

כדאי ורצוי לפתוח אתר אינטרנט ייחודי לקראת הכנס. האתר מלבד היותו נקודת הרשמה, מקום בו ניתן להרחיב בפרטים, יכול לשמש ככלי ליחסי ציבור לקראת הכנס, בייחוד יחסי ציבור באינטרנט.

יחסי ציבור בזמן הכנס

כנסים רבים נמשכים יותר מיום אחד. היום הראשון הוא קריטי משום שבו ידווח באמצעי המדיה השונים על הכנס ויוכל לקדם את התערוכה. תפקיד משרדי יחסי ציבור הוא לא רק להזמין את העיתונאים, אלא גם לארח אותם ולוודא כי נפגשו ודיברו עם האנשים הנכונים (הלקוחות, המרצים החשובים וכיו"ב).

תכלס

* האינטרס של המדיה הוא לכסות את הכנס בדיעבד, של מארגני הכנס, לקבל כיסוי מקדים לעידוד ההרשמה.

* יחסי הציבור לקראת הכנס אמורים להתמקד במרצים ובמבקרים החשובים.

* כדאי להקים אתר אינטרנט לקראת הכנס ולבצע יחסי ציבור באינטרנט

* בזמן הכנס יש לארח באופן אקטיבי את עיתונאים

 

התגובות סגורות.